مدت زمان پیاده سازی راهکار ERP در نسخه SAP ERP S4HANA، بسته یه اسکوپ پروژه و بسته به اینکه در سطح هلدینگ یا چند شرکت پیاده سازی میشود متفاوت می باشد.

به طور معمول پروژه هایی با اسکوپ کامل در حوزه ERP  با پیش فرض اینکه در سطح یک سازمان یا یک شرکت باشند میتواند از 14 تا 18 ماه پیاده سازی به طول انجامد. میزان آمادگی سازمان از حیث انتظارات، نیازمندی ها، آماده بودن اطلاعات و بلوغ تیم پروژه کارفرما در مدت زمان پیاده سازی پروژه SAP میتواند تاثیر گذار باشد.

یکی از عوامل کلیدی که منجر میشود پروژه های SAP به طول بکشد آماده نبودن اطلاعات پایه در حوزه های مختلف مالی، انبار، خرید، فروش، مهندسی، BOM کالا ها و همچنین اطلاعات کامل از مشتریان، کالا ها و تامین کنندگان است.

 از جمله عوامل دیگر که ممکن است پروژه هایی از این دست را درگیر زمان طولانی کند عدم صرف زمان کامل و کافی برای یادگیری این نرم افزار از سوی کاربران نهایی کارفرما  در فاز آموزش می باشد. چنانچه کاربران کلیدی تسلط لازم را در فاز آموزش به دست نیاورده باشند، در فاز لایو پروژه منجر به زمان بری این فاز و دوباره کاری های زیاد میگردیم.

انتخاب مدیران پروژه مناسب هم از سمت کارفرما و هم از سمت مجری و البته نقش کاربران کلیدی در بیان صحیح نیازهای واحد خود نقش کلیدی در انجام پروژه طبق برنامه زمان بندی خود خواهد داشت. به دلیل امکانات و قابلیت های فراوان نرم افزار   SAPمدیران پروژه باید مراقبت کاملی داشته باشند تا طبق اولویت های بیزینس نیازمندی ها مطرح گردد و از بیان نیازهای ماورایی که اصطلاحا WISH LIST، گفته میشود، اجتناب کرد. پیشنهاد شرکت SAP، بر این مطلب است که کارفرمایان اجازه بدهند به شیوه حلزونی گام های راه اندازی و پیاده سازی صورت بگیرد به این معنی که درگام های اولیه، ابتدا نیازهای بنیادین و اساسی مجموعه اجرا و لایو گردد و در فاز های بعد که اصطلاحا فازهای بهبود و کارایی بیشتر نامیده میشوند نیازهای با اولویت پایین تر اجرا گردند.

در معرفی نقش ها و مسولیت ها در پیاده سازی پروژه SAP ERP، از دو منظر باید توجه داشت:

از سمت کارفرما مدیریت پروژه و مشاوران سنیور و مشاوران جونیور را داریم که در این بین نقش مدیران پروژه مهمترین و اساسی ترین نقش خواهد بود. افرادی که پروژه های متعدد پیاده سازی را در کنار تیم های مختلف تجربه کرده باشند و خود از نفرات پیاده ساز در پروژه های گذشته بوده اند به شرط داشتن توان های مدیریتی تیم و انعطاف پذیری وخلاقیت بالا، معمولا مدیران پروژه مناسبی از این دست خواهند بود. در نقش بعدی مشاوران کلیدی که به اصطلاح مشاوران سنیور هستند معولا نقش ب سزایی در کیفیت پروژه ها بر عهده خواهند داشت. مشاوران سنیور معمولا افرادی هستند که چندین پروژه SAP رو تجربه کرده اند و دانش کافی و مناسبی نسبت به راهکار های ماژول خود دارند. با توجه به راهکارهای متعدد SAP، در مورد مسایل انتخاب بهینه ترین و مناسب ترین راهکار از سمت مشاوران سنیور پروژه میتواند در بهینه شدن فرایندها و رضایت از کیفیت پروژه تاثیر چشمگیری داشته باشد.

از سمت کارفرما مهمترین نقش را کاربران کلیدی و پس از آن مدیران پروژه کارفرما بر عهده خواهند داشت. کاربران کلید در جبهه اول نقش بسزایی را در بیان نیاز خود بازی خواهند کرد. کاربر کلیدی معمولا مدیران یا روسای هر واحد می باشند. به عنوان مثال در واحد مالی، مدیران مالی یا در واحد فروش مدیر فروش یا حتی رییس فروش میتواند این نقش را بازی کند.

مهمترین مطلب در این مسیر این است که یک کاربرکلیدی می بایست به طور کامل نیازهای واحد خود را که به صورت یکپارچه به اهداف بیزینس و ذی نفعان سازمان خود هم راستا هست را بداند و توانایی لازم را در بیان این نیازها داشته باشد به این معنی که اختیارات لازم و کامل در مورد تصمیم گیری های نیازهای خود داشته باشد تا بدین وسیله امکان جمع بندی هر راهکار توسط کاربر کلیدی و مشاور سنیور در جلسات وجود داشته باشد.

باید به نقش مدیر پروژه کارفرما در این بین اشاره داشت که در جهت دهی به سازوکار پروژه و همراهی تیم کارفرما و مجری نقشی کلیدی رو بازی خواهد کرد. معمولا در پروژه های پیاده سازی در اوسط مسیر از انجا که می بایست مسولیت های واحد خود را نیز در کنار راه اندازی پروژه SAP  انجام دهندکاربران کلیدی دچار خستگی و کمبود زمان شده و ممکن است پروژه را درگیر مسایلی حاشیه ای بکنند. نقش مدیر پروژه کارفرما در راهبری پروژه در اینجا بسیار حیاتی است. مدیر پروژه کارفرما در عین داشتن قدرت تصمیم گیری پروژه، می بایست کاملا در هم راستایی ذی نفعان پروژه گام برداشته و مرافبت کامل را در جهت رسیدن به اهداف پروژه داشته باشد. در این بین فردی که قابلیت های رهبری تیم، صبر و حوصله بالا، خلاقیت و مهارت های ارتباطی خوب و دید کاملی از بیزینس را داشته باشد میتواند گزینه مناسبی برای مدیریت پروژه از سمت کارفرما باشد.

معمولا در مواردی که به ندرت مدیران پروژه به جمع بندی نمیرسند، کمیته راهبری پروژه که ترکیبی از ذی نفعان اصلی از سمت کارفرما و مجری و مدیران پروژه هستند تصمیم گیری نهایی را انجام خواهند داد.

کاربران نهایی هم افرادی هستند که از سمت کارفرما ملزم به تهیه اطلاعات پایه مطابق با سند نیازمندی کارفرما می باشند و پس از آن مسولیت یادگیری کامل نرم افزار و کار با آن را خواهند داشت. مهمترین وظیفه این افراد تسلط کامل و جامع آن ها بر یادگیری سیستم خواهد بود.

گاهی در پیاده سازی ها تیم کارفرما در صورت امکان، میتواند به تشکیل تیم پاور یوزر مبادرت بورزد. تشکیل این تیم همواره از شمت مجری استقبال و توصیه می گردد. از انجا که SAP، همواره در تلاش است که استفاده کنندگان از خود را دچار محدودیت نکند، در این مسیر امکان پشتیبانی و حتی پیاده سازی های آتی برای سایر شرکت های گروه را برای مجری از طریق تیم پیاده ساز ممکن می سازد. تیم پاور یوزر کارفرما معمولا یک تیم  5 تا 6 نفره از افراد و پرسنل شرکت می باشد که

در زمان پیاده سازی سیستم در کنار مجری به یادگیری و اموزش سیستم میپردازند و پس از پایان پیاده سازی سیستم توسط تیم کارفرما، قابلیت پشتیبانی اولیه را در زمان لایو خواهند داشت. چنانچه تیم پاور یوزر مسولیت های خود را به درستی جلو ببرد معمولا پس از یک تا دو سال از زمان پیاده سازی تیم کارفرما را از داشتن پشتیبانی بیرونی توسط تیم مجری بی نیاز کرده و در گام های جلوتر امکان پیاده سازی سایر شرکت های گروه را به تنهایی خواهد داشت.